Normativa e Inscripción

A continuación encontraréis las normas de participación para expositores, actividades y patrocinadores entre otros contenidos. Podréis encontrar el formulario de inscripción al final de esta página web.

¡Gracias por valorar vuestra participación!

Modalidades de participación en RetroMadrid

  1. Expositor Cultural (sin venta): el espacio o mesas serán totalmente gratuitas. Son expositores con finalidad exclusivamente cultural y divulgativa. Opcionalmente pueden participar con una pequeña donación voluntaria de material para la campaña de apoyo de RetroMadrid.
  1. Expositor “Homebrew” (venta limitada):  este espacio permite tanto la exposición como venta al por menor exclusivamente de libros, fanzines, software y hardware, siempre que hayan sido desarrollos originales del expositor o grupo al que represente, con orientación siempre versada o destinada a nuestros sistemas clásicos. Para participar como expositor “homebrew” se requerirá dedicar una parte del espacio con fines divulgativos, así como realizar una donación de material destinada a la campaña de apoyo a RetroMadrid.
  1. Conferencias y Actividades: está previsto disponer de varios espacios para aquellos que quieran realizar conferencias y actividades (tales como talleres, concursos, charlas, debates…) siempre y cuando versen sobre la temática del evento. La organización se encargará, en la medida de sus posibilidades, de ofrecer tanto el espacio como los medios técnicos.
  1. Patrocinador: modalidad destinada a tiendas y empresas,  ya sea a través de donaciones a nuestra campaña de apoyo para financiar los costes de RetroMadrid, o bien colaborando con la cesión de material para exposición, puestos de juego, actividades y concursos. En caso de que quede espacio disponible a menos de 20 días del evento, cabe también la posibilidad de participar como expositor cultural (sin venta). La organización agradecerá su participación a través de nuestra sección de colaboradores, créditos y redes sociales. Para aportaciones de carácter económico, puede remitirse a nuestro dossier de patrocinador.

Normativa general

Horarios de apertura y cierre del Espacio Cultural

1.- La apertura del espacio cultural a los visitantes será:

  • Sábado 29 de Abril, de 11:00 a 21:00 horas
  • Domingo 30 de Abril, de 10:30 a 15:00 horas

2.- Montaje de expositores:

  • Viernes 28 de Abril, de 17:00 a 20:00 horas (requiere preaviso)
  • Sábado 29 de Abril, de 8:30 a 10:30 horas
  • Domingo 30 de Abril, de 9:30 a 10:30 horas

3.- Desmontaje de expositores:

  • Sábado 29 de Abril,  desde las 21:00 hasta las 22:00 horas.
  • Domingo 30 de Abril, desde las 15:00 a 17:00 (finalización del evento)

Montaje y Desmontaje

1.- Todos deberíamos poner de nuestra parte para ayudar en el montaje y desmontaje, tanto en lo que respecta a nuestra mesa, como en el resto del recinto, para ello agradeceremos que ofrezcas tu disponibilidad a cualquier persona de la organización.

2.- Los expositores deberán presentarse con suficiente antelación teniendo en cuenta que la hora límite para que esté todo montado será a las 10:30h del Sábado 29 de Abril (media hora antes de la apertura oficial).

3.- Cada expositor deberá instalarse en el lugar indicado en el plano del evento, gestionando el montaje de su área y colaborando activamente con la organización en el montaje del resto del local si fuese necesario.

4.- Los expositores comunicarán con suficiente antelación a la organización los nombres de las personas responsables del montaje, que salvo excepciones por tamaño o complejidad, estará limitado a tres personas por mesa.

Acreditaciones, Política de datos personales y Control de Acceso

5.- Cada expositor, tras su identificación al acceder al recinto, recibirá un colgante identificativo que deberá portar siempre en un lugar visible durante la realización del evento.

6.- No estará permitido el acceso a visitantes, personas no acreditadas (según el punto anterior) o personas ajenas a la organización durante la fase de montaje.

7.- Nuestra política de datos personales se encuentra en el este enlace.

Áreas de Exposición y Logística

8.- Salvo una toma de corriente disponible para cada expositor, el resto del cableado será responsabilidad del grupo que utilice dicho espacio, que deberá traer sus propias regletas de corriente. Se ruega revisar con detalle el consumo aproximado previsto y comunicarlo a la organización previamente (antes del 01 de Abril). Los equipos deberán estar revisados y en perfecto estado de funcionamiento para evitar incidencias de índole eléctrico.

9.- Toda mesa deberá llevar un cubre frontal o mantelería para evitar que se vean los cables y que puedan ser robados objetos situados bajo las mesas. Se ruega cierta elegancia y orden en las mesas expositoras, dejando todo recogido debajo en la medida de lo posible.

10.- Se deberá respetar el espacio del resto de expositores, no utilizando más espacio del que se haya acordado con la organización. Cualquier cambio en el uso de los espacios pre asignados requerirá la confirmación expresa del equipo coordinador, siempre bajo acuerdo mutuo de los interesados.

11.- El sonido de cada mesa deberá ser moderado para evitar un exceso de decibelios en la sala y por respeto a los expositores cercanos. Se recuerda que el audio preferente siempre será el de la organización.

12.- Sugerimos que todo elemento expuesto tenga un cartel con una breve descripción del material mostrado y precio en caso de ser un producto en venta, para así facilitar la información que pueda ser de interés para el visitante.

13.- Se procurará evitar dejar material disperso por las mesas, la organización no se hace responsable de ninguna clase de robo en el interior del local.

14.- Se deberá conservar en perfecto estado de limpieza el entorno de cada espacio, sala o  mesa expositora, siendo responsabilidad de cada grupo el mantenimiento de ésta en todo momento. Al finalizar la jornada cada expositor deberá devolver el material dispuesto por la organización.

Convivencia, Mediación y Resolución de Conflictos

15.- Es imprescindible que el expositor mantenga un ambiente de convivencia, diálogo y tolerancia en todo momento.  Por esta razón no se permitirán comportamientos agresivos, o conductas que puedan atentar contra la dignidad de las personas ya sean visitantes, miembros de la organización, personal de logística o mantenimiento, así como todo expositor.

16.- Ante cualquier problema o conflicto de interés que no pueda resolverse de forma pactada, el expositor deberá ponerse en contacto con los miembros de la organización lo antes posible. El equipo velará por ofrecer la mejor solución en el momento, según las circunstancias. En caso de no conseguir un acuerdo entre partes, se aplicará el criterio del equipo organizador.

17.- Se prohibirá la entrada en el recinto de cualquier persona afectada de forma evidente por sustancias estupefacientes o alcohol. No se permite el consumo de bebidas alcohólicas dentro del recinto.

18.- El no cumplimiento de estas normas puede suponer la expulsión del evento y que el grupo expositor no esté autorizado a participar en futuras ediciones de RetroMadrid.

Normativa específica para Expositores Culturales

  • La modalidad de este tipo de expositor no permite la compra-venta o intercambio de ningún tipo de material con terceros. La venta comercial es incompatible con el uso del espacio cultural para el que disponemos de su cesión por parte del ayuntamiento.
  • El espacio es gratuito, opcionalmente se puede realizar una pequeña donación de material para la campaña de apoyo de RetroMadrid. El material y expositor se publicitarán durante la campaña, contando con un especial agradecimiento de la organización en los medios y redes sociales.
  • El expositor velará por cumplir el punto 12 de la Normativa General de Expositores de la mejor forma posible. Por ejemplo: si se expone una máquina, siempre puede añadir un breve texto de apoyo elaborado con datos, fechas y fotografías, para que el visitante pueda aprender más sobre dicho sistema.
  • En caso de que la organización detecte cualquier actividad comercial bajo esta modalidad, podrá suponer la expulsión inmediata del evento, pudiendo implicar que el grupo expositor no vuelva a estar autorizado a participar en futuras ediciones.

Normativa específica para Expositores “Homebrew”

  • La modalidad de este tipo de expositor permite tanto la exposición como venta al por menor exclusivamente de libros, fanzines, software y hardware desarrollado por uno mismo o grupo al que representa el expositor, con orientación siempre versada o destinada a nuestros sistemas clásicos.
  • El espacio es gratuito, a condición que se realice una donación de material propio (a discreción del expositor) para la campaña de apoyo de RetroMadrid. El material y expositor se publicitarán durante la campaña, contando con un especial agradecimiento de la organización en los medios y redes sociales.
  • El expositor velará por ofrecer una parte de su mesa con fines divulgativos alrededor del material en venta, con información o sistemas clásicos en marcha a disposición del visitante (el punto 12 de la Normativa General de Expositores complementa esta sección).
  • Todo material “Homebrew” expuesto deberá ser propiedad del expositor o tener la autorización expresa del creador, que opcionalmente se puede trasladar a la organización para su información. También se requerirá ofrecer un listado de existencias y material que será ofrecido a la venta, en previsión de que nos requieran esta información.
  • En el caso de que algún creador identifique a un expositor vendiendo su trabajo sin su consentimiento, se procederá a la retirada inmediata del mismo. La organización se reservará el derecho de admisión del expositor para futuras ediciones del evento.
  • No está permitida la venta de material de segunda mano, la compra-venta o intercambio de otro material que no tenga relación con el referenciado. El “merchandising” o la artesanía no entra dentro de la modalidad “Homebrew”.
  • En caso de que la organización detecte cualquier actividad comercial ajena a la actividad del expositor bajo esta modalidad, y que suponga el incumplimiento del punto anterior, supondrá la retirada inmediata del material, pudiendo implicar que el grupo expositor no vuelva a estar autorizado a participar en futuras ediciones del festival.

Normativa específica para Conferencias y Actividades

  • La modalidad de este tipo de participación no permite la compra-venta o intercambio de ningún tipo de material con terceros. La venta comercial es incompatible con el uso del espacio cultural para el que se nos ha hecho la cesión.
  • Para la realización de actividades y conferencias dispondremos de varias salas, la organización se encargará de preparar la programación del horario intentando tener en cuenta en todo momento las preferencias expresadas por el interesado a través del formulario. En caso de que no sea posible mantener esta preferencia se estudiarán alternativas con el interesado.
  • Respecto al tiempo de uso de las salas y espacios, corresponde al grupo responsable de la actividad o conferencia controlar la duración en todo momento, para evitar solapamientos, o que otros grupos queden fuera de programación por que otro grupo no haya liberado el espacio a tiempo.
  • La organización proporcionará un pequeño tiempo de descanso de quince minutos entre conferencias, y de media hora entre actividades, momento en el que el grupo saliente y entrante deberán recoger o montar lo que consideren necesario en todo momento.
  • En caso de que la organización detecte cualquier actividad comercial bajo esta modalidad, podrá suponer la expulsión inmediata del evento, pudiendo implicar que el grupo  no vuelva a estar autorizado a participar en futuras ediciones.

Campaña de Apoyo – RetroMadrid 2017

  • RetroMadrid 2017 tendrá que afrontar una serie de gastos, especialmente a nivel de logística, mobiliario, sonorización, seguridad, control de aforo, limpieza, mantenimiento, cartelería, etc. Por esta razón hemos decidido preparar una campaña de apoyo.
  • Debido a las condiciones del espacio cultural y el ayuntamiento, en esta ocasión no contaremos con la presencia de tiendas comerciales o venta de segunda mano.
  • De cara a cubrir todos estos gastos necesitaríamos contar con una pequeña donación de material. Los expositores “homebrew” deberán participar, mientras que los expositores culturales pueden hacerlo de forma voluntaria. Este material de donación irá destinado a la campaña de apoyo de RetroMadrid.
  • La fecha límite para aportar material será el 31 de marzo, para inscripciones posteriores se dará un plazo de 10 días al interesado, todo ello para que podamos incluirlas lo antes posible. Esta colaboración será agradecida en los diferentes medios y soportes de información que sean ofrecidos a los visitantes.
  • La campaña dispondrá de varias recompensas, que irán destinadas a las siguientes categorías: gastos generales, concierto, invitados, actividades, charlas. Dependerá de cada expositor decidir a dónde irá destinado el uso de su material.

Recomendaciones

  • Colaborar con la organización trayendo algún televisor/monitor y cableado de sobra.
  • Si tenéis idea de realizar una charla o taller, habrá varias zonas especialmente habilitadas para ello.
  • Avisad con antelación del título y contenido de la conferencia para anunciarla convenientemente.
  • Os animamos a traer algún póster, cartel o material ornamental para ilustrar el local y hacerlo más atractivo a los visitantes.

Formulario de inscripción

Persona de contacto

Nombre y apellidos del responsable*

DNI del responsable*

Teléfono de contacto*

Email de contacto*


Datos del grupo a participar

¿Vas a exponer el sábado?*
SiNo

¿Vas a exponer el domingo?*
SiNo

Nombre del grupo a participar*

Logotipo del grupo (200 px de ancho)*

Descripción del grupo para la web*

Sistema*

Modalidad de participación*
Exposición CulturalExposición HomebrewConferencias y ActividadesPatrocinador


Montaje y Medios necesarios

¿Cuándo realizarás el premontaje?
Viernes tardeSábado mañanaDomingo mañanaSin expositor

¿Cuándo realizarás el desmontaje?
Sábado tardeDomingo tardeSin expositor

Número de mesas que necesitas
Cada mesa mide 1,80 x 0,75 metros
1 mesa2 mesasParticular (mesa compartida)

Espacio en metros cuadrados
Si necesitas espacio en bruto para exponer en lugar de mesas (arcades, pinballs, etc.)

Descríbenos el lugar en el que deseas estar situado
Si quieres situarte en un lugar determinado o estar al lado de algún grupo concreto, haremos lo posible por conseguirlo.

¿Deseas realizar alguna actividad extra en el evento?
Conferencia
Concurso
Proyección
Taller

¿Tienes preferencia por algún horario?
En caso de realizar alguna de las anteriores actividades

Si vas a realizar alguna actividad que requiera la sonorización ó el sistema de proyección de la organización, descríbela

Si necesitas alguna sala independiente para talleres o conferencias y necesitas algún medio técnico adicional, descríbelo

¿Podrás realizar aportaciones a la organización para la campaña de apoyo, sorteos y concursos?
De ser así, indícanos el material aportado

La persona responsable del grupo expositor ha leído, entendido y acepta tanto la normativa como la política de datos personales que rigen las condiciones del evento.